Zanim wyślesz zapytanie ofertowe do kilku obiektów, określ priorytety. Różne formaty wydarzeń – szczyt zarządu, szkolenie produktowe, kongres branżowy – wymagają zupełnie odmiennej infrastruktury. Przy ocenie każdej propozycji sprawdź:
• Pojemność sal i elastyczność układu – jedna duża sala plenarna to za mało; liczy się możliwość podziału przestrzeni na mniejsze grupy warsztatowe.
• Wyposażenie AV – nowoczesny system audio-video, dobrej jakości nagłośnienie i szybkie łącze internetowe decydują o tym, czy konferencja hybrydowa przebiegnie sprawnie.
• Liczba pokoi – wydarzenie wielodniowe wymaga zakwaterowania uczestników w jednym miejscu; rozproszenie grupy po różnych obiektach zabija integrację.
• Gastronomia – catering konferencyjny, przerwy kawowe i kolacje biznesowe w ramach jednego obiektu oszczędzają czas i eliminują logistyczne komplikacje.
• Strefa rekreacyjna – SPA, basen i aktywności outdoorowe uzupełniają program merytoryczny i podnoszą satysfakcję uczestników.
• Dedykowany opiekun wydarzenia – profesjonalny koordynator po stronie hotelu to gwarancja, że organizator nie gasi pożarów w dniu konferencji.
Wszystkie te kryteria spełnia pięciogwiazdkowy Hotel Czarny Potok***** Resort SPA & Conference w Krynicy-Zdroju – obiekt, który dysponuje 239 pokojami, przyjmuje grupy do 700 osób i stawia na indywidualne podejście do każdego projektu.
Zmiana otoczenia aktywuje inny tryb myślenia. Uczestnicy, którzy przyjeżdżają na konferencję do hotelu górskiego, zostawiają za sobą otwarte skrzynki mailowe i codzienne rozproszone – przynajmniej przez kilka godzin. Krajobraz za oknem, świeże powietrze podczas przerw i brak miejskiego hałasu sprzyjają koncentracji i otwartości na nowe pomysły. To nie sentymentalizm – to powtarzalny efekt, który znają wszyscy doświadczeni organizatorzy.
Jeśli szukasz obiektu, który łączy górski klimat z możliwościami dużego centrum konferencyjnego, Hotel Czarny Potok***** Resort SPA & Conference w Krynicy-Zdroju zasługuje na pierwsze miejsce na liście. Obiekt, położony u stóp Jaworzyny, dysponuje 239 komfortowymi pokojami i przyjmuje grupy liczące nawet 700 osób.
Sala konferencyjna w górach to tu coś więcej niż jedno pomieszczenie z projektorem – hotel oferuje kompleksowe centrum wyposażone w nowoczesny system audio-video, który umożliwia organizację konferencji hybrydowych i online dla setek uczestników niezależnie od ich lokalizacji. Każde wydarzenie prowadzi dedykowany opiekun, a oferta gastronomiczna obejmuje trzy restauracje obsługujące jednocześnie do 250 gości oraz biesiady regionalne nawet na 120 osób.
Dla organizatorów hotel przygotował dodatkowe bonusy, a każdy uczestnik wyjazdu grupowego otrzymuje 12% rabatu na prywatny pobyt w przyszłości – szczegół, który robi wrażenie i buduje lojalność wobec firmy organizującej wydarzenie. Strefę rekreacyjną tworzą ekskluzywne SPA & Wellness, basen, sale fitness, sauny i jacuzzi.
Zacznij od kontaktu z hotelem minimum trzy miesiące przed planowaną datą – popularne obiekty w Beskidach zapełniają kalendarze z dużym wyprzedzeniem. Przygotuj brief z liczbą uczestników, formatem (plenum, warsztaty, hybryda), oczekiwanym układem sal i ramowym programem. Im precyzyjniej opisujesz potrzeby, tym szybciej hotel przygotuje ofertę skrojoną dokładnie pod Twoje wymagania – i tym mniej niespodzianek czeka Cię w dniu wydarzenia.
Artykuł Partnera