Termin gonił, więc dla wielu firm cel wdrożenia KSeF był prosty: zdążyć i spełnić wymogi. Na myślenie o tym, co jeszcze można zyskać, brakowało czasu. Tyle że przepisy nie zatrzymują się w dniu uruchomienia systemu. Rozwiązanie zaprojektowane wyłącznie pod dzisiejsze wymagania może jutro oznaczać kolejną kosztowną przebudowę. Jak wyjść z tego cyklu i stworzyć obieg dokumentów z myślą o następnej dekadzie? Sprawdź, jak EDITEL pomaga połączyć zgodność z przepisami z automatyzacją, która daje firmie przewagę.
Czym jest wsparcie EDITEL w e-fakturowaniu?
Firma przygotowuje faktury w swoim systemie ERP, a EDITEL zajmuje się ich dalszą obsługą techniczną: przekształca je do formatu wymaganego przez odbiorcę lub administrację podatkową, sprawdza zgodność danych z wymaganiami danego formatu, przesyła dokumenty, odbiera potwierdzenia i zapewnia archiwizację. Dzięki temu pracownicy nie muszą ręcznie dostosowywać faktur do różnych systemów. Po stronie firmy pozostaje odpowiedzialność za poprawność ich treści, m.in. dane kontrahenta, pozycje i kwoty.
Za tym modelem stoi 30 lat praktyki na polskim rynku. EDITEL działa w Polsce od 1996 r. jako pierwszy krajowy operator EDI, a od 2019 r. korzysta z zaplecza austriackiej Grupy z ponad 40-letnim doświadczeniem w wymianie danych. To dorobek, dzięki któremu nietypowe scenariusze – korekty, załączniki, tryb offline, dokumenty poza zakresem KSeF – są obsłużone, zanim klient w ogóle na nie trafi.
Dlaczego EDITEL projektuje rozwiązania związane z EDI „na zapas”?
Uruchomienie obsługi KSeF nie oznacza, że firma ma temat e-fakturowania zamknięty na lata. Zmiany przepisów, nowe formaty dokumentów czy wymagania kontrahentów mogą wymagać dostosowania sposobu wystawiania, odbierania i przetwarzania faktur. Warto więc od początku wybrać rozwiązanie, które można rozwijać wraz z tymi potrzebami.
1. Ostatni etap KSeF – od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie najmniejszych podatników, a za faktury wystawione poza systemem zaczną grozić kary administracyjne sięgające 100% kwoty VAT.
2. Pakiet ViDA – od 2027 r. będą wchodzić w życie kolejne zmiany w rozliczaniu VAT. Firmy handlujące z kontrahentami z innych państw UE będą musiały wystawiać e-faktury zgodne z europejską normą EN 16931 i elektronicznie raportować dane o transakcjach. Do 2035 r. państwa dostosują krajowe systemy raportowania do unijnych zasad. Wprowadzony w Polsce system KSeF nie jest w pełni zgodny z proponowanym kształtem pakietu.
3. Kolejne systemy CTC – kolejne państwa europejskie wprowadzają własne systemy e-fakturowania i raportowania transakcji. Dla firm działających na rynkach międzynarodowych oznacza to konieczność obsługi różnych formatów dokumentów, sposobów ich przesyłania i zasad raportowania.
4. Wymagania kontrahentów – sieci handlowe i koncerny przemysłowe już teraz oczekują komunikacji z wykorzystaniem EDI w całym łańcuchu dostaw, a bez przyłączenia się do nich będzie coraz trudniej pozyskiwać nowe kontrakty.
Ze względu na zmieniające się wymogi związane z cyfryzacją EDITEL buduje architekturę wymiany informacji, którą można dostosowywać do kolejnych zmian w przepisach i która pozwala przedsiębiorcom sprawnie wymieniać dokumenty w ramach jednego, spójnego systemu.
Jak wygląda obieg dokumentów zaprojektowany przez EDITEL?
Obieg dokumentów, który można wdrożyć z EDITEL to system, w którym w ramach jednego systemu można wdrożyć wszystkie standardy, sieci i wymagania regulacyjne. Na taki efekt składają się:
- jeden punkt integracji – klient łączy się raz, a EDITEL obsługuje KSeF, PEF, Peppol, EDI oraz formaty krajowe, takie jak XRechnung czy ZUGFeRD;
- konwersja i mapowania po stronie operatora – operator po swojej stronie dostosowuje format faktury i układ jej danych do wymaganych standardów, co ogranicza zakres zmian w systemie klienta. Dotyczy to także przejścia z FA(2) na FA(3), czyli między kolejnymi wersjami wzoru faktury w KSeF, określającymi wymagane pola i ich strukturę.
- walidacja przed wysyłką – dokument jest sprawdzany, zanim trafi do odbiorcy, co ogranicza liczbę odrzuceń;
- Cyfrowe Archiwum – faktury są przechowywane z zachowaniem integralności treści przez cały wymagany okres;
- obsługa pełnego łańcucha dostaw – zamówienia, awizo dostawy i faktury krążą w tej samej infrastrukturze;
- Sprawne uruchamianie wymiany dokumentów z nowymi kontrahentami – sprawdzona procedura podłączania partnerów do systemu skraca przygotowania techniczne i ułatwia rozpoczęcie współpracy.
Skalę tej infrastruktury dobrze oddają liczby: platforma EDITEL przetwarza około miliarda transakcji rocznie dla blisko 50 000 firm w ponad 20 krajach.
Co daje klientom zaplecze EDITEL w perspektywie kolejnych dekad?
Współpraca z EDITEL daje pewność, że wdrożone rozwiązania z obszaru cyfryzacji przetrwają kolejne zmiany prawne i technologiczne. Firma, która ma status certyfikowanego Peppol Access Point, dający dostęp do sieci obejmującej Europę i rynki pozaeuropejskie, zapewnia stabilną obsługę elektronicznej wymiany dokumentów, z całodobowym wsparciem technicznym Service Desk.
Sprawdź zatem, jakie dokładniej wsparcie w e-fakturowaniu zapewnia EDITEL. Umów się na bezpłatną konsultację, żeby zaplanować cyfrową transformację z zaufanym partnerem.
Artykuł sponsorowany