Prezent bez zobowiązań. Jak podziękować, nie wywołując skrępowania?

Kubek z logo i krótka kartka po zakończonym projekcie to gest, który odbiorca przyjmie bez zastanowienia. Ten sam kubek wysłany w trakcie przetargu albo droższy zestaw dla urzędnika może postawić go w niezręcznej sytuacji, a czasem w sprzeczności z wewnętrznymi zasadami jego firmy. Skrępowanie bierze się zwykle z trzech rzeczy: złego momentu, wartości niepasującej do relacji i braku jasnego powodu wręczenia. Każdą z nich da się przewidzieć przed zamówieniem.

Kiedy prezent może wprawić odbiorcę w kłopot

Upominek nie powinien wyglądać jak próba wpłynięcia na decyzję. Dlatego najbezpieczniejszy moment to chwila po zakończeniu współpracy albo okazja niezwiązana z bieżącymi negocjacjami, np. koniec roku.

• - Nie wręczaj prezentu w trakcie przetargu, negocjacji ani tuż przed podpisaniem umowy. Nawet drobiazg może zostać odczytany jako nacisk.
• - Sprawdź zasady po stronie odbiorcy. Korporacje często mają polityki prezentowe z limitem wartości i obowiązkiem zgłoszenia upominku. Pracownicy instytucji publicznych w wielu przypadkach nie mogą przyjmować prezentów wcale. Przy droższym podarunku zapytaj osobę kontaktową, czy może go przyjąć.
• - Unikaj bonów, kart podarunkowych i gotówki. Polityki prezentowe zwykle traktują je jak pieniądze i zakazują ich przyjmowania.
• - Zadbaj, żeby logo było widoczne. Przedmiot z wyraźnym znakiem firmy czyta się jako upominek reklamowy, a nie prywatny prezent dla konkretnej osoby.

Wartość prezentu dopasowana do okazji

Najpierw ustal okazję i stopień znajomości, a dopiero potem budżet. Podobny przedmiot może pasować do różnych sytuacji, jeśli zmienisz model, oprawę i treść kartki.

Okazja	Skala gestu	Przykład	Kartka
Pierwsze spotkanie	Drobiazg związany z pracą	Długopis lub notes z logo	Niepotrzebna albo jedno zdanie
Szkolenie, spotkanie branżowe	Ten sam upominek dla całej grupy	Notes z długopisem w jednej kolorystyce	Nawiązanie do wydarzenia
Zakończenie projektu	Jeden staranny przedmiot	Kubek w pudełku prezentowym	Podziękowanie za konkretny projekt
Jubileusz współpracy	Zestaw w eleganckiej oprawie	Kubek, notes i długopis w jednym pudełku	Odręczny podpis osoby prowadzącej kontakt

Rozbudowany zestaw przy krótkiej wizycie u kontrahenta wygląda na przesadę i może wywołać poczucie, że trzeba się odwdzięczyć. Przy prezentach dla firm warto też pamiętać o limicie prezentów o małej wartości w VAT: 100 zł netto łącznie na jedną osobę w roku podatkowym przy prowadzonej ewidencji obdarowanych albo 20 zł netto za sztukę bez ewidencji.

Jak wybierać gadżety reklamowe z myślą o jakości?

Przy prostym prezencie każdy szczegół jest widoczny. Kubki reklamowe ocenia się od razu po rozpakowaniu: gładki rant, wygodne ucho, równy nadruk bez przebarwień. Jeśli kubek ma stanąć na biurku, sprawdź, czy nadruk wytrzyma zmywarkę; nadruk wypalany jest pod tym względem trwalszy niż sublimacja.

Wybierając gadżety reklamowe dla firm od BusinessGifts, stawiasz na upominki najwyższej jakości, których forma pasuje do charakteru relacji. Budżet przeznacz przede wszystkim na sam przedmiot, bo to on zostaje u odbiorcy, a opakowanie trafia do kosza. Na małej powierzchni zostaw samo logo w jednym lub dwóch kolorach. Dane kontaktowe i nazwisko opiekuna umieść na dołączonej kartce.

Prezent dopasowany do codzienności odbiorcy

Notesy reklamowe i długopisy reklamowe tworzą komplet dla uczestników szkolenia lub warsztatu. Wspólna kolorystyka i ta sama technika znakowania sprawiają, że dwa przedmioty wyglądają jak przemyślany zestaw, a nie przypadkowe dodatki. Notes z logo organizatora wraca potem na stół przy kolejnych spotkaniach.

Smycze reklamowe sprawdzają się w czasie konferencji, bo logo pojawia się w rozmowach między uczestnikami i na zdjęciach z wydarzenia. Przed zamówieniem określ, czy marka ma być widoczna podczas jednego spotkania, czy w codziennej pracy odbiorcy. Od tego zależy, czy wybierzesz smycz, czy przedmiot na biurko.

Co napisać na kartce

Dwa, trzy zdania wystarczą, jeśli nawiązują do czegoś, co rzeczywiście was łączy. Kartka nie powinna zawierać oferty ani prośby o kolejne zamówienie, bo wtedy prezent zamienia się w materiał sprzedażowy. Przykłady:

• - Po projekcie: „Dziękujemy za wspólną pracę przy wdrożeniu w Gdańsku. Sprawne decyzje po Państwa stronie pozwoliły zamknąć projekt przed terminem.”
• - Po wydarzeniu: „Dziękujemy za udział w warsztatach. Mamy nadzieję, że notes przyda się przy kolejnych projektach.”
• - Na rocznicę współpracy: „Pięć lat temu złożyli Państwo u nas pierwsze zamówienie. Dziękujemy za zaufanie i wszystkie wspólne realizacje.”

Kartkę podpisz imieniem i nazwiskiem osoby prowadzącej kontakt, najlepiej odręcznie. Ma to szczególne znaczenie, gdy prezent trafia do odbiorcy przesyłką, a nie z rąk do rąk.

Jak wręczyć lub wysłać upominek

• - Wysyłaj na adres firmy, nie na adres domowy. Prywatny adres sugeruje prywatny prezent i może krępować odbiorcę.
• - Adresuj paczkę imiennie. Przesyłka zaadresowana tylko do firmy często trafia do recepcji i nie dociera do właściwej osoby.
• - Przed świętami licz się z kolejkami. W grudniu kurierzy i drukarni pracują na granicy możliwości, więc upominki na koniec roku zamawiaj w październiku i wysyłaj w pierwszej połowie grudnia.
• - Przyjmij odmowę bez komentarza. Jeśli odbiorca nie może przyjąć prezentu ze względu na zasady w swojej firmie, podziękuj za informację. Ta sama kartka bez upominku też wyraża wdzięczność.

Dobrze dobrany kubek stoi potem przy monitorze i przypomina o współpracy przy każdej kawie, także wtedy, gdy kontakt z kontrahentem stał się rzadszy. Działa tak jednak tylko prezent, który odbiorca mógł przyjąć bez wahania.


Artykuł Partnera.