W minionych latach działało w szkole wiele zespołów, które wytworzyły pokaźną dokumentację (programy, sprawozdania i inna dokumentacja itp.). Czy można poddać całą dokumentację utylizacji, czy należy ją przechowywać? Jeśli tak – to jak długo? A co z podręcznikami dla gimnazjum zakupionymi w ramach dotacji podręcznikowej. Skoro od 1 września 2019 r. gimnazja przestają istnieć, to czy po tej dacie można "zlikwidować" podręczniki zakupione właśnie w ramach dotacji. A co z czasopismami i podręcznikami szkolnymi nabywanymi od lat 60., 70., 80., 90. XX wieku z budżetu szkoły? Czy można podać je utylizacji? Jaka jest podstawa prawna?

Odpowiedź:

Okres przechowywania dokumentacji wytworzonej przez zespoły funkcjonujące w szkole, np. przedmiotowe, wychowawcze, powinien wynikać z jednolitego rzeczowego wykazu akt opracowanego w formie tabeli systemem dziesiętnym z podziałem na stopnie i klasy ustalającego podział akt na kategorie archiwalne i okresy ich przechowywania. Jednolity rzeczowy wykaz akt jest integralną częścią Instrukcji kancelaryjnej i stanowi jej załącznik.

Uzasadnienie:

Plany pracy zespołów, sprawozdania z działalności zespołów to dokumentacja niewymagana przez przepisy prawa. Ich wartość jest użyteczna w danej szkole przez pewien czas. Przepisy nie określają okresu przechowywania takich dokumentów szkolnych. Okres ich przechowywania w szkole powinien wynikać z jednolitego wykazu akt. Moim zdaniem należy je traktować, jako kategorię dokumentów o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie przyjętego w jednolitym rzeczowym wykazie akt obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu (po utracie praktycznego znaczenia dla danej szkoły). Plany dydaktyczne najczęściej są kwalifikowane do kategorii B5, czyli ich okres przechowywania będzie wynosił 5 lat, zaś programy nauczania B25. Lata liczone są w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy.

Instrukcję kancelaryjną należy opracować w oparciu o:

• - ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.),
• - rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 r. Nr 14 poz. 67 ze zm.),
• - rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 20 października 2015 r. w sprawie w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 246).

Zgodnie z § 2 ust. 2 ww rozporządzenia z dnia 20 października 2015 r. wątpliwości w zakresie kwalifikacji dokumentacji rozstrzyga w drodze opinii dyrektor właściwego archiwum państwowego.

W myśl art. 22aj ust. 1 i 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1457 ze zm.) w bibliotece szkolnej są gromadzone podręczniki, materiały edukacyjne, materiały ćwiczeniowe i inne materiały biblioteczne. Czynności związane z zakupem do biblioteki szkolnej podręczników, materiałów edukacyjnych, materiałów ćwiczeniowych i innych materiałów bibliotecznych oraz czynności związane z gospodarowaniem tymi podręcznikami i materiałami wykonuje dyrektor szkoły.

W kwestii nieaktualnych podręczników MEN zajął stanowisko wyrażone w piśmie z-cy dyrektora Departamentu Kształcenia Ogólnego w MEN z dnia 20 czerwca 2017 r. (znak: DKO-WKiDN.6112.43.2017.BTK):

„(…) W związku z powyższym to dyrektor szkoły określa procedurę postępowania ze zniszczonymi lub nieaktualnymi podręcznikami gromadzonymi w bibliotece szkolnej. Wszystkie podręczniki są ewidencjonowane w bibliotece szkolnej i w związku z tym powinny być zwracane przez uczniów, a następnie zdjęte z ewidencji (np. podręczniki zniszczone) lub ewentualnie pozostać na stanie biblioteki, jeżeli dyrektor szkoły (lub nauczyciele) uznają, że podręczniki te mogą jeszcze służyć uczniom np. jako materiał edukacyjny”.

Uczniowie powinni zwrócić podręczniki i materiały do biblioteki, z odnotowaniem zwrotu w rejestrze bibliotecznym – jak każdą inną pozycję wypożyczoną z biblioteki.

Ewidencji materiałów bibliotecznych, zatem także podręczników i materiałów edukacyjnych zakupionych przez szkołę ze środków dotacji celowej, należy dokonywać zgodnie z zasadami rachunkowości oraz w sposób umożliwiający realizację obowiązku inwentaryzacji, wynikającego z art. 26 ustawy z dnia 29 stycznia 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.). Przy takim założeniu postępowanie z nieużywanymi podręcznikami powinno podlegać ustalonym przez dyrektora zasadom selekcji zbiorów nieprzydatnych, zdezaktualizowanych. Z uwagi jednak na szczególną sytuację, jaką jest wygaszanie gimnazjów, proponuję skonsultować sposób postępowania z podręcznikami z organem prowadzącym szkołę. Wyposażenie szkół w podręczniki, materiały edukacyjne i materiały ćwiczeniowe jest zadaniem zleconym z zakresu administracji rządowej, wykonywanym przez jednostki samorządu terytorialnego prowadzące te szkoły. Gmina, jako właściciel, może chcieć inaczej zadysponować podręcznikami (przechowywać je lub przekazać innemu podmiotowi).

Podstawa prawna:

• - Ustawa z 29 stycznia 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.) - art. 26,
• - Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn.: Dz. U. z 2018 r. poz. 1457 ze zm.) - art. 22aj,

• - Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.).
• - Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 r. Nr 14 poz. 67 ze zm.).
• - Rozporządzenie Ministra Kultury z 20 października 2015 r. w sprawie w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tekst jedn,: Dz.U. z 2019 r. poz. 246).

Wanda Pakulniewicz

Pracownik Kuratorium Oświaty, do kwietnia 2007 kierownik oddziału. Ma wieloletnie doświadczenie w sprawowaniu nadzoru pedagogicznego nad szkołami, w tym niepublicznymi; koordynator zadań wynikających z realizacji przez szkoły funkcji wychowawczej i opiekuńczej; ekspert ds. awansu zawodowego nauczycieli; uczestnik prac komisji dyscyplinarnych dla nauczycieli
Ekspert Portalu Oświatowego
www.PortalOswiatowy.pl