Porozmawiaj z pracownikami

Pierwszą podstawową zasadą, chociaż niestety często pomijaną, jest przeprowadzenie rozmowy z pracownikami. I nie - nie powinna to być rozmowa w formie przekazania informacji o podróży służbowej.

Zawsze warto zapytać pracownika o to, jaki rodzaj noclegu i wyżywienia preferuje. Być może woli sam organizować sobie kwaterę albo z jakiś powodów nie może być w wybranym przez ciebie hotelu. To samo tyczy się transportu. Nie zawsze ten, który preferuje pracodawca, jest najlepszą opcją dla pracowników.

Zarezerwuj nocleg

Zbierz niezbędne dokumenty

Wyjazdy służbowe wymagają przygotowania pewnych dokumentów, zwłaszcza tych księgowych. Warto więc pomyśleć o nich zawczasu, gdy nie jest jeszcze za późno. Wcześniejsze przygotowanie “papierologii” pomoże ci zresztą w zabezpieczeniu się przed zapomnieniem o czymś.

Zadbaj o wyżywienie

Pracownik na wyjeździe służbowym albo musi mieć zapewnione wyżywienie, albo musi dostać dietę. Istnieje też opcja, że sam kupi sobie jedzenie, ale wtedy pracodawca musi zwrócić mu poniesione koszty. Nie jest to więc najlepszy wybór, bo może wiązać się z większym wydatkiem niż to konieczne.

Szczególnie polecane jest wyżywienie dostępne w miejscu noclegu. Jeśli możesz wybrać taką opcję, rozważ właśnie ją. Jest po prostu najwygodniejsza i dla pracownika, i dla pracodawcy.

Zorganizuj transport

Ostatnią, ale nie najmniej istotną zasadą jest organizacja transportu. Podobnie do wyżywienia - pracownik może sam się tym zająć, ale dla pracodawcy może to być kłopotliwe. Wybierz zatem najwygodniejszą opcję transportu i zakup odpowiednie bilety. Dobrze jest to zrobić na co najmniej tydzień przed podróżą służbową.