Systemy ERP pomagają w fakturowaniu

Fakturowanie to czynność, która wymaga dokładności i skupienia. Trzeba znać m.in. ilość i ceny towarów, informacje dotyczące stron, które biorą udział w transakcji oraz dane niezbędne do rozliczenia PIT. Niestety zdarza się, że pomimo starań, nie wszystkie dane na dokumencie się zgadzają, bo np. liczba towarów w magazynie jest inna niż ta, na którą wystawiona jest faktura.

System ERP pomaga uniknąć takich sytuacji. Informacje o tym, ile towarów jest przechowywanych trafiają od razu do bazy danych. Wystarczy, że pracownik przeliczy towar po przyjęciu do magazynu albo porówna poprawność danych na dokumencie przyjęcia ze stanem rzeczywistym. Potem musi tylko wprowadzić te dane do systemu, a o resztę zadba program.

Dzięki temu na bieżąco można sprawdzać, jaki jest stan magazynu, a przy rozliczaniu od razu wiadomo, czy wszystkie dane się zgadzają. Programy ERP zwykle mają też funkcję fakturowania. W ten sposób automatyzują proces przygotowywania tych dokumentów i wykrywają nieprawidłowości, co pomaga w prowadzeniu ewidencji.

Programy ERP a rozliczenia podatkowe

Kolejnym utrudnieniem, z jakim zmagają się księgowi, są częste zmiany w prawie regulującym rozliczenia podatkowe. Na dodatek nowe przepisy nierzadko są formułowane w skomplikowany sposób, przez co trudno je zrozumieć. Wtedy pomocą służą programy ERP. O ile system łączy się z internetem, algorytm regulujący np. stawki podatkowe jest aktualizowany. W ten sposób oprogramowanie umożliwia prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującym prawem. Dzięki temu nie trzeba się martwić czy dokumentacja jest wykonywana poprawnie, ani nawet kiedy należy ją złożyć. Program sam będzie przypominał o ważnych terminach.

Kontrola spłat – ERP dba o rozliczanie się na czas

Regulowanie zobowiązań w terminie to kolejne zadanie księgowych. Kiedy firma jest duża i często przeprowadza transakcje, łatwo popełnić błąd. Dlatego niektóre systemy ERP pilnują dat i ułatwiają kontrolowanie zobowiązań. Wiele programów tego typu automatycznie kojarzy transakcje rozrachunkowe – nawet jeśli kontrahentów jest wielu, z każdym będzie można się rozliczać bez obaw o pomyłkę. Systemy ERP mogą też same robić przelewy, a nawet zestawienia rachunkowe. Takie funkcje ma m.in. system TETA ERP firmy Unit4. Szczegóły o jego funkcjonalności można znaleźć na stronie -> https://www.unit4.com/pl/produkty/erp . Program ten jest dedykowany dużym firmom, które muszą obsługiwać wiele procesów.

Funkcja raportowania

Niemal wszystkie działy w dużych firmach są zobowiązane do tego, by składać raporty ze swojej pracy. Dotyczy to także księgowości. Zdarza się często, że ich sporządzanie zajmuje bardzo dużo czasu. W rezultacie, zamiast zajmować się ważnymi zadaniami, pracownicy poświęcają godziny na sprawozdania. W takich momentach przydatne okazują się systemy ERP – umożliwiają korzystanie do gotowych szablonów, które znacznie skracają przygotowywanie raportów. Część z nich zawiera wykresy i pozwala przedstawiać dane w czytelny sposób. W taki sposób ERP usprawnia pracę zarówno księgowych, jak i osób, których zadaniem jest kontrola działań. To z kolei przekłada się na większą efektywność pracowników i pozwala im zaoszczędzić wiele czasu.

Artykuł Partnera

Źródło: Systemy TETA ERP od Unit4 Polska