Uporządkowanie planów działania

Brak chronologii działania od razu wprowadzi chaos. Natomiast pominięcie ważnych etapów projektu sprawi, że będą one uzupełniane na ostatnią chwilę, a pracownicy nie nadadzą im odpowiedniego priorytetu. W ten oto prosty sposób cała praca grupy ludzi może pójść na marne.

Przed rozpoczęciem projektu powinno się zaplanować wszystko, co tylko możliwe. Od poszczególnych etapów prac, przez środki, które będą potrzebne do ich wykonania aż po termin zakończenia. Wtedy można nakreślić plan, zawierający listę osób odpowiedzialnych za daną czynność i umieszczenie poszczególnych zadań na osi czasu. Zawarcie jak największej ilości szczegółów ułatwi pracę i poprawi efektywność. Aby do tego rzeczywiście doszło, pracownicy muszą otrzymać od lidera jasny przekaz i wskazówki.

Jednorazowe dobre zaplanowanie prac będzie pomocne w przyszłości. Wiedza, że dany etap zostanie powielony podczas wykonywania następnych projektów, może przekształcić się w sprecyzowany szablon. Dzięki temu zaoszczędzi się dużą ilość czasu.

Brak nieporozumień w zespole

Aby współpraca była owocna, należy jasno wskazać lidera. To on będzie pomocnikiem całej grupy, a także pomostem między wykonawcami, przełożonymi a klientem. Do niego będą kierowane pytania, a także sugestie, które mogą zaważyć na powodzeniu projektu.

Przejrzysta identyfikacja ról na każdym etapie sprawi, że każdy uzyska wiedzę na temat prac, jakie ma do wykonania. Nikt nie powieli zadań, wykonanych już przez kogoś innego. Dobry lider śledzi postępy i aktualizuje plan działania, dzięki czemu zostaje zachowana dynamika prac. Zapewnia także dostęp do materiałów pomagających wykonać daną czynność.

Wzrost efektywności

Brak zrozumienia celu prowadzi do klęski projektu. Motywacja jednostki maleje, a siły mogą zostać skupione na mniej ważnych zadaniach. Zdefiniowanie i wytłumaczenie efektu finalnego sprawi, że wszyscy zjednoczą się w celu osiągnięcia założonego planu. Dobrze, żeby pracownicy dostrzegli korzyści, jakie mogą osiągnąć dzięki sumiennemu spełnianiu swojej funkcji.

Do wzrostu szeroko rozumianej efektywności doprowadzi analiza przyczyny rozpoczynającej projekt i przedstawienie jej zespołowi. Cele powinny zostać jasno zakomunikowane, nieważne w jakiej formie, i zrozumiane przez wszystkie zaangażowane osoby.

Menadżer zajmuje się monitorowaniem osiągnięć poszczególnych pracowników. To on trzyma w ryzach grupę i pilnuje z góry wyznaczonych terminów. Dobrą metodą będzie wdrożenie metody raportowania prac przez każdą jednostkę do tego wyznaczoną.

Artykuł powstał we współpracy merytorycznej z https://leadership-center.pl