Faktura VAT powinna być wystawiona w momencie dokonania sprzedaży lub wykonania usługi. Jest to zasada obowiązująca ogólnie i dotycząca wszystkich przedsiębiorców, a zawarta w art. 106i ustawy o VAT. Przytoczony przepis stanowi również, że fakturę wystawia się najpóźniej do piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy bądź wykonano konkretną usługę. Warto wspomnieć, że termin ten dotyczy również faktur zaliczkowych, faktur wystawianych na żądanie osoby fizycznych w przypadku, w którym zgłoszenie następuje maksymalnie do końca miesiąca, w którym odbyła się transakcja. Podkreślamy również, że przedsiębiorcza może również wystawić jedną fakturę zbiorczą dla danego kontrahenta.

Termin wystawienia faktury - wyjątki

Ustawodawca w ustawie o VAT przewidział liczne wyjątki od zasady ogólnej, wedle której fakturę wystawia się w momencie dokonywania transakcji. Są to następujące przypadki:

• - usługi z zakresu budowlanki oraz szeroko pojęte usługi budowlano-montażowe - faktura powinna być wystawiona do 30-tego dnia od daty wykonania usługi,
• - książki drukowane (PKWiU ex 58.11.1), oprócz map oraz ulotek, gazet, czasopism, magazynów - fakturę wystawia się do 3 miesięcy od dnia pierwszego wydania towaru,
• - drukowanie książek, oprócz map oraz ulotek, gazet, czasopism, magazynów, z wyjątkiem usług w zakresie importu - faktura powinna zostać wystawiona do 7. dnia od zapisanego w umowie dnia zwrotu opakowania. Jeżeli zaś nabywca nie zwróci opakowania zwrotnego, które objęte zostało kaucją, a w umowie nie zapisano terminu jego zwrotu - fakturę wystawia się do 60. dnia od daty wydania opakowania

Ponadto faktura wystawiana jest w momencie upływu terminu płatności w następujących przypadkach:

• - dostawy energii elektrycznej,
• - dostawy energii cieplnej,
• - dostawy energii chłodniczej,
• - dostawy gazu przewodowego.

świadczenia usług radiokomunikacyjnych oraz telekomunikacyjnych zawartych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b ustawy, stanowiących import usług.

Faktura VAT może być również wystawiona przed dniem dokonania sprzedaży konkretnego towaru bądź usługi, nie wcześniej jednak niż 30 dni:

• - przed sprzedażą towaru,
• - przed wykonaniem usługi,
• - przed otrzymaniem całości zapłaty,
• - przed otrzymaniem części zapłaty.

Od tej zasady istnieją jednak wyjątki dotyczące faktur VAT zawierającym dokładne informacje o konkretnym okresie rozliczeniowym. Są to usługi oraz dostawa towarów, dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń,

• - opłaty za media,
• - usługi najmu,
• - usługi dzierżawy,
• - leasingu,
• - ochrony osób,
• - stałą obsługę prawną,
• - stałą obsługę biurową oraz podobne.

W tym miejscu podkreślamy również, że jeżeli w chwili wystawienia faktury VAT nie można określić dokładnej daty dostawy towaru lub wyświadczenia usługi, czyli nie znamy dokładnej daty sprzedaży, na fakturze nie powinniśmy jej wskazywać.

Najczęściej faktury VAT wystawiane są w momencie wykonania usługi bądź dostawy towaru. Wystawianie dokumentów w momencie sprzedaży ma wiele zalet - całą "papierologię" mamy za sobą bardzo szybko. Warto również wspomnieć, że opisane wyżej zasady mają zastosowanie także do e-faktur, które stają się coraz popularniejszą formą dokumentowania transakcji.

Porady dla przedsiębiorców dostarczył portal Faktury.pl oferujący usługę wystawiania faktur online.

Artykuł Partnera