Co przygotować przed zapytaniem

Im dokładniejsze zapytanie, tym szybciej przychodzi oferta. Przygotuj:

• - termin przyjazdu i wyjazdu,
• - liczbę osób i pokoi oraz układ łóżek,
• - liczbę samochodów lub busów,
• - informację, czy potrzebujesz faktury, czy proformy.

Z takimi danymi recepcja może od razu sprawdzić dostępność i przedstawić cenę, warunki płatności oraz proponowany podział na pokoje. Tak wygląda to na przykład w Smart2Stay, gdzie noclegi dla pracowników w Warszawie rezerwuje się przez jedną recepcję czynną całą dobę – od pierwszego zapytania do wymeldowania.

Jak dobrać pokoje do składu ekipy

Przy większej ekipie liczy się pojemność. Dwa obiekty Smart2Stay przy al. Krakowskiej, Magnolia i Pod Lipami, mogą łącznie zakwaterować 80 osób, ale dostępność zależy od terminu, więc przy dużych grupach warto pytać z wyprzedzeniem. Budynek Pod Lipami ma pokoje 1–4-osobowe z łazienką i klimatyzacją, wspólną kuchnię i parking zamykany bramą, dlatego dobrze sprawdza się przy większych ekipach. W Magnolii są pokoje 1–2-osobowe i całodobowa recepcja. To dobre miejsce dla kierownika robót, który chce mieć osobny pokój.

Faktura, proforma i rozliczenie

Dla księgowości najważniejsze jest to, żeby dokumenty przyszły bez poprawek. W Smart2Stay można dostać fakturę albo proformę, osobną za każdy pobyt albo jedną zbiorczą, także wtedy, gdy ekipa mieszka w obu obiektach. NIP i dane firmy trzeba podać przed płatnością. Fakturę wystawia się najczęściej od ręki, najpóźniej następnego dnia. Kontrakty wielomiesięczne są wyceniane indywidualnie, w cenach netto.

Przed potwierdzeniem rezerwacji zapytaj też, czy da się zmienić termin, liczbę osób albo nazwiska. To zależy od warunków konkretnej oferty, a przy pracy na zlecenie skład ekipy potrafi zmienić się w ostatniej chwili.

Busy i parking

Ekipa przyjeżdża zwykle busem z narzędziami. Przy Magnolii i Pod Lipami zaparkują samochody osobowe i busy bez limitu wysokości. Parking jest płatny, a liczba miejsc ograniczona, dlatego każdy pojazd trzeba zgłosić przed przyjazdem.

Codzienność na miejscu

Zameldowanie odbywa się od 14:00 w recepcji w budynku Magnolia przy al. Krakowskiej 236A. Recepcja działa całą dobę, więc późny przyjazd po drodze z południa Polski nie jest problemem. Wymeldowanie jest do 11:00. Przy dłuższym pobycie pokoje są sprzątane raz w tygodniu z wymianą pościeli i ręczników.

Śniadanie z karty jest dostępne od 8:00. Kto zaczyna pracę wcześniej, może przygotować posiłek we wspólnej kuchni Pod Lipami albo podgrzać go w kuchni w Magnolii. W obiektach obowiązuje cisza nocna od 22:00 do 7:00 i całkowity zakaz palenia, także e-papierosów. Warto przekazać to ekipie przed wyjazdem.

Artykuł Partnera. 
Foto: materiały własne reklamowdawcy.